De uitdaging
Voorafgaand aan de pilot was er binnen de organisatie sprake van onduidelijkheid en versnippering rondom de organisatie van representatieve activiteiten. Eenduidigheid over taken, rollen en verantwoordelijkheden was onvoldoende aanwezig, wat intern de nodige onrust gaf. De pilot moest zorgen voor helderheid, structuur, proactief werken én een professionele uitvoering van representatie.
Onze aanpak
Kiemkr8 werd gevraagd om als kwartiermaker, samen met een adviseur, een pilotvorm op te zetten waarin de organisatie van representatie opnieuw werd doordacht, ingericht en getest. Het traject werd stap voor stap aangepakt aan de hand van een gedetailleerd plan van aanpak en onderverdeeld in drie fases: verkenning en analyse, oplossingen en
beleid, uitrol en borging.
Stappenplan pilot Events en Representatie
- Fase 1 – Verkenning en Analyse
Inventarisatie van het speelveld, interviews met interne en externe stakeholders, het in kaart brengen van processen, rollen en knelpunten, en het definiëren van kernbegrippen binnen kabinetszaken en representatie. - Fase 2 – Ontwerp van oplossingen
Ontwikkeling van het RollenKompas, ActiviteitenKompas en de
RepresentatieRoute — praktische tools die structuur geven aan representatieve taken. Prototypes van draaiboeken, formats en informatiestructuur zijn ontwikkeld en getest in de praktijk. Ook is voorgesteld om een RepresentatieRegisseur aan te stellen.
Fase 3 – Uitrol en Borging
De werkwijze wordt in 2025 uitgerold in de praktijk, ondersteund met
floorwalking, coaching en een interne campagne. In Q1 2025 werd de pilot verlengd om te zorgen voor een warme overdracht en het behoud van continuïteit.
Resultaat
De pilot heeft geleid tot een tastbare professionaliseringsslag binnen de SWO en beide gemeenten, met o.a.:
- Meer helderheid en overzicht in de organisatie van representatieve taken.
- Geborgd eigenaarschap: taken zijn duidelijker belegd, waardoor medewerkers beter weten waar ze aan toe zijn.
- Professioneel georganiseerde bijeenkomsten: met vaste formats van draaiboeken en planningstools.
- Betere samenwerking tussen afdelingen door heldere rolverdeling en interne afstemming.
- Verhoogd werkplezier onder collega’s die bij evenementen betrokken zijn.
Een belangrijke uitkomst is het voorstel om een RepresentatieRegisseur aan te stellen: een vaste functie die regie voert op representatie, adviseert over strategie en kwaliteit bewaakt. Totdat deze functie formeel is ingevuld, nemen de kwartiermaker en adviseur deze rol waar.
